3 Funktionen: So erreichen Sie MitarbeiterInnen in Service und Produktion mit Microsoft Teams effizient und digital
Kennen Sie das? Die interne Kommunikation läuft eigentlich ganz gut und die meisten Infos kommen schnell bei Ihren MitarbeiterInnen an. Aber: Die KollegInnen aus Produktion und Service bleiben (manchmal) irgendwie außen vor. Deshalb stellen wir Ihnen drei Funktionen in Microsoft Teams vor, die Ihnen bei der digitalen Kommunikation mit Ihren MitarbeiterInnen in Produktion und Service effektiv helfen.
1. Gruppenchat und Onlinebesprechung
Mit einem Gruppenchat können Sie je nach Thema und Kreis der betroffenen MitarbeiterInnen wichtige News und Hinweise schnell und digital kommunizieren. Diese Funktion können Sie auch nutzen, um beispielsweise Dokumente schnell zugänglich zu machen. Sollte für die entsprechende Gruppe von MitarbeiterInnen jedoch bereits ein eigenes Team bestehen, so empfehlen wir die Nutzung des jeweiligen Teams Channel. Für das schnelle auffinden gerade von Konversationen und vor allem Dokumenten sind die Teams Channels besser geeignet.
Möchten Sie sicherstellen, dass alle betroffenen MitarbeiterInnen Ihre Information zeitgleich erhalten, so könne Sie eine Onlinebesprechung ansetzen, an der die Kollegen via Chat und Video teilnehmen können. Hierbei findet die Kommunikation dann in einem definierten Zeitfenster statt und Sie haben die Möglichkeit, Ihren Screen zu teilen oder auch via Webcam zu kommunizieren.
2. Schichtplanung
Wussten Sie, dass Microsoft Team eine spezielle Funktion zur Schichtplanung beinhaltet? Vorgesetzte können denkbar einfach Schichtpläne erstellen, die von den MitarbeiterInnen in Echtzeit eingesehen werden können. Außerdem können die Kollegen – ebenfalls digital und live – Änderungen vorschlagen, die von den Vorgesetzten direkt in Team angenommen werden können. Die Schichtplanung wird dann automatisch aktualisiert.
Zudem können zu den Schichten Notizen hinzugefügt werden, wenn beispielsweise besondere Vorkommnisse zu melden sind oder die nachfolgende Schicht auf etwas aufmerksam gemacht werden muss. Kurzum: Die Schichtplanung in Teams kann schnell und einfach zu einem echten „Papierfresser“ werden und einen wichtigen Prozess wirkungsvoll digitalisieren.
3. MitarbeiterInnen live loben
Ganz neu in Teams: Die neue „Lob-Funktion“ ist wirklich vielversprechend. Damit können Sie MitarbeiterInnen für tolle Leistungen direkt in Microsoft Teams mit einem Badge loben und sorgen so in Echtzeit für mehr Motivation und Anerkennung – auch wenn die betroffenen MitarbeiterInnen hunderte Kilometer von Ihnen entfernt arbeiten und es noch Wochen bis zum nächsten gemeinsamen Meeting dauern kann. Teamgeist und Anerkennung auch im digitalen Zeitalter – nicht zuletzt ein wichtiges Instrument, um Ihre MitarbeiterInnen fortlaufend zu begeistern und an Ihr Unternehmen zu binden.
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