Architekturbüro Raupach baut auf Amazon WorkDocs

Baupläne und andere große Dateien mit Kunden oder Partnern zu teilen – für die Mitarbeiter von Raupach Architekten war dies stets eine Herausforderung. VINTIN empfahl dem Architekturbüro daher den Einsatz von Amazon WorkDocs. Der CloudService vereinfacht den Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und bietet alle Sicherheitsfunktionen, auf die die Verantwortlichen Wert legen.

Das Unternehmen

Raupach Architekten gestalten und realisieren seit vielen Jahren erfolgreich zeitgenössische Architektur. Zu den Bauten des Münchener Büros zählen Gebäude für die öffentliche Hand sowie für private Investoren und Bauherren. Bundesweit bekannte Projekte waren etwa der Neubau des Hamburger U-Bahnhofs HafenCity Universität, die Gestaltung des Bildungszentrums Einstein 23 in München und die Sanierung des Schlosshotels Herrenchiemsee. Raupach Architekten erstellen zudem Machbarkeitsstudien und nehmen regelmäßig an Städtebau- und Hochbau-Wettbewerben teil. Die Arbeitsphilosophie des Büros geht stets von den Bedürfnissen des jeweiligen Kunden aus. Alle Bauten verbinden hohe gestalterische Qualität mit optimaler Nutzbarkeit sowie größtmöglicher Nachhaltigkeit und Ressourcenoptimierung. Einfachheit, Klarheit und Selbstverständlichkeit sind die Parameter, die das Portfolio von Raupach Architekten auszeichnen.

Die Herausforderung

„Integratives Arbeiten sehen wir als Schlüssel zum Erfolg“, heißt es auf der Website von Raupach Architekten. Das Team bearbeitet die vielfältigen Bauaufgaben in einem ganzheitlichen Prozess und kooperiert eng mit Partnern und Dienstleistern. Dabei müssen die Mitarbeiter häufig auch große Dateien wie zum Beispiel Pläne und Baubeschreibungen mit ihren externen Ansprechpartnern austauschen.

Das Büro suchte daher nach einer geeigneten Lösung für die gemeinsame Bearbeitung und Verwaltung von Dateien. Diese sollte sich möglichst einfach bedienen lassen, aber gleichzeitig volle Kontrolle über Berechtigungen und Inhalte bieten. Der Einsatz eines Consumer-orientierten Filesharing-Dienstes wie Dropbox kam für das Büro nicht in Frage. Man wollte verhindern, dass die Mitarbeiter private und berufliche Dokumente in derselben App speichern. Ebenfalls keine Option war die Einrichtung eines eigenen FTP-Servers für den Dateiaustausch – Administration und Betrieb hätten zu viele Ressourcen gebunden.

Die Lösung

Auf Basis dieser Anforderungen empfahl VINTIN dem Architekturbüro, Amazon WorkDocs für die digitale Zusammenarbeit einzusetzen. Mit dem Cloud-Service können Anwender ihre Dateien in einer sicheren Umgebung bei AWS speichern, zwischen allen ihren Endgeräten synchronisieren und mit anderen Benutzern teilen.

Auch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Workflows mit Feedback- und Freigabe-Schleifen ist möglich. Gerade bei Bauprojekten ist dabei wichtig, dass alle Änderungen später noch nachvollziehbar sind. Amazon WorkDocs bietet die dafür nötigen Funktionen und erstellt automatisch nach jedem Bearbeitungsschritt eine neue Version des Dokuments. Ältere Versionen lassen sich später weiterhin abrufen.

VINTIN unterstützte Raupach Architekten bei der Konfiguration des Services und der grundlegenden Berechtigungsstruktur. Für jeden Kunden des Büros wurde ein eigenes Verzeichnis eingerichtet. Die Mitarbeiter können in diesen Ordnern Dateien speichern und externe Anwender zur Zusammenarbeit einladen oder auch Feedback anfordern. Zudem haben sie die Möglichkeit, Dateien durch Passwörter zu schützen oder Ablaufdaten für den Zugriff auf Dokumente festzulegen.

Die Kosten für den Dienst sind überschaubar: Pro User fallen derzeit fünf US-Dollar im Monat an. Dafür steht jedem Anwender ein Datenvolumen von einem Terabyte zur Verfügung. Lesezugriffe durch Gastanwender sind kostenfrei. So kann das Büro seine Pläne auch größeren Benutzergruppen zugänglich machen, ohne dass die laufenden Kosten steigen.

Die Vorteile

Nach einer kurzen Einweisung durch VINTIN waren die Mitarbeiter von Raupach Architekten sehr schnell in der Lage, Amazon WorkDocs für ihre Arbeit zu nutzen. Die Anwender schätzen insbesondere das einfache Teilen von großen Dokumenten und den flexiblen und sicheren Zugriff von jedem Ort der Welt.

Mit dem Web-Client und den mobilen Apps für Android und iOS können die Anwender unkompliziert auf alle benötigten Dokumente zugreifen. Office-Dokumente wie Excel-, Word- oder PowerPoint-Files lassen sich direkt im Browser editieren. Der Sync Client von Amazon WorkDocs ermöglicht es zudem, ausgewählte Ordner auf dem lokalen Computer mit WorkDocs zu synchronisieren. Alternativ kann mit WorkDocs Drive ein virtuelles Netzwerklaufwerk eingerichtet werden. So erhalten Anwender Zugriff auf alle Dateien über den lokalen File-Explorer, verbrauchen aber keinen Speicherplatz auf ihrer Festplatte.

Über die Sicherheit und Verfügbarkeit der sensiblen Dokumente müssen sich Raupach Architekten keine Gedanken machen. Alle Dateien werden verschlüsselt in ausfallsicheren Rechenzentren von AWS in Europa gespeichert. Die Übertragung von Dateien zwischen verschiedenen Endgeräten und Benutzern erfolgt ebenfalls über verschlüsselte Verbindungen. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, können die gespeicherten Dokumente automatisch von allen seinen Endgeräten entfernt werden.

Ein großer Vorteil für das Büro ist schließlich das flexible Nutzungsmodell: Für den Cloud Service fallen keine Infrastrukturkosten an – die monatlichen Gebühren entsprechen immer der tatsächlichen Anwenderzahl. Und der verfügbare Speicherplatz bei AWS kann bei Bedarf grenzenlos skaliert werden.

Kurz gesagt

„Die Lösung ist mittlerweile ein wichtiger Baustein für unsere immer stärker digitalisierten Arbeitsprozesse. Der schnelle Austausch von Dateien und die Möglichkeit, Dokumente online zu bearbeiten und zu kommentieren, erleichtern die Planung und Koordination komplexer Bauprojekte enorm. Dies hilft uns letztlich, höchste Qualität, Termin- und Kostentreue gegenüber unseren Kunden sicherzustellen.“ – Michael Kochert, Netzwerk-Administrator, profine GmbH

Sie wollen eine ähnliche Lösung wie Raupach Architekten haben? Kontaktieren Sie uns einfach und schildern Sie Ihr Problem. Wir von VINTIN werden das Problem lösen und auch ihre Story zu einer Success Story machen!