Digitalisierung in Kirche und Wohlfahrt: Drei Ideen für 2020
In diesem Jahr wollen viele kirchliche und soziale Einrichtungen die nächsten Schritte auf dem Weg der Digitalisierung machen. Aber wie lässt sich ein so großes Thema wie der digitale Wandel am besten anpacken? Wir empfehlen unseren Kunden, mit überschaubaren Projekten zu beginnen, die sofort Mehrwerte für die Anwender schaffen. Drei digitale Ideen für einfachere Zusammenarbeit und effizientere Prozesse möchten wir Ihnen heute vorstellen.
1. Bieten Sie Webinare und Online-Trainings statt Präsenzschulungen an
Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen stehen im sozialen Sektor ständig auf der Tagesordnung – und in Zukunft wird das lebenslange Lernen weiter an Bedeutung gewinnen. Aber nicht für jede Schulung ist es notwendig, dass die Mitarbeiter an einem bestimmten Ort zusammenkommen. Wissen lässt sich heute auch digital in Webinaren und Online-Trainings vermitteln. Über Plattformen wie Microsoft Teams können Sie sehr einfach eine virtuelle Schulung aufzeichnen und für die gesamte Organisation zur Verfügung stellen. Die Mitarbeiter können sich die Aufzeichnung dann zu jedem beliebigen Zeitpunkt ansehen. Auch interaktive Trainings-Sessions sind möglich – ohne dass die Teilnehmer dafür an einen bestimmten Ort reisen müssen.
Einige unserer Kunden im Bereich Kirche und Wohlfahrt setzen bei der Qualifizierung von Mitarbeitern bereits intensiv auf digitale Tools. Nutzen auch Sie die neuen Möglichkeiten und verlagern Sie Ihre nächsten Trainings einfach vom Schulungsraum ins Web. Wir zeigen Ihnen gerne, welche Werkzeuge dafür am besten geeignet sind.
2. Ersetzen Sie Fragebögen auf Papier durch digitale Formulare
Handschriftlich ausgefüllte Fragebögen gehören in vielen kirchlichen und sozialen Organisationen noch immer zum Alltag. Wenn beispielsweise eine Jugendeinrichtung eine Freizeitaktivität veranstaltet, haben die Betreuer meist eine Notfallmappe mit den wichtigsten Informationen zu allen Teilnehmern dabei. Dabei besteht nicht nur die Gefahr, dass einzelne Zettel oder die ganze Mappe verloren gehen – sehr sensible personenbezogene Daten können auch für Unbefugte einsehbar sein.
Viel einfacher und sicherer können die Informationen mit einem digitalen Formular erfasst werden. Die Eltern der teilnehmenden Kinder und Jugendlichen geben die Informationen über eine geschützte Website ein – anschließend werden die Daten zentral in einem Dokument gespeichert, das nur die Betreuer einsehen können. Bestimmte Informationen – wie beispielsweise Lebensmittelunverträglichkeiten – lassen sich automatisch an die zuständigen Personen weiterleiten. Und nach dem Ende der Freizeit werden die Daten sofort gelöscht und damit auch die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllt. Mit Tools wie Microsoft Flow und PowerApps lassen sich solche smarten Workflows sehr einfach und schnell umsetzen.
3. Digitalisieren Sie Routineaufgaben wie die interne Führerscheinkontrolle
Jede Organisation, die ihren Beschäftigten Dienstfahrzeuge zur Verfügung stellt, muss auch regelmäßig die Führerscheine der Fahrer überprüfen. Um diesen Prozess zu vereinfachen, haben wir bei uns intern mittlerweile einen digitalen Workflow entwickelt. Dieser basiert weitgehend auf Technologien von Microsoft 365.
Im ersten Schritt haben wir alle berechtigten Fahrer in einer digitalen App hinterlegt. Alle sechs Monate werden die Fahrer per E-Mail erinnert, ihren Führerschein zur Kontrolle vorzulegen. Dies erfolgt im Moment noch persönlich bei uns im Büro, wird aber künftig auch online per Foto oder Video möglich sein. Die Überprüfung wird dann mit Datum revisionssicher in einem SharePoint-Dokument festgehalten.
Kommt ein Fahrer der ersten Aufforderung nicht nach, wird er per E-Mail nochmals erinnert. Anschließend gibt es mehrere Eskalationsstufen, bei denen auch die Vorgesetzten des Mitarbeiters benachrichtigt werden. Das ist aber in der Regel gar nicht notwendig – der neue digitale Workflow hat sich bei uns schnell etabliert und wird von allen Mitarbeitern sehr gut angenommen.
Haben auch Sie sich für 2020 vorgenommen, die Digitalisierung von Prozessen voranzutreiben? Nehmen Sie gerne Kontakt mit unseren Experten auf – wir unterstützen schon heute zahlreiche kirchliche und soziale Einrichtungen bei dieser Herausforderung.
Einblicke in unsere Arbeit und in einige aktuelle Projekte gibt Ihnen die Aufzeichnung unseres Webinars „Digitales Teamwork: Herausforderungen und Best-Practice Lösungen“:
Nehmen Sie zudem gerne Kontakt mit uns auf, wenn Sie mehr über die Non-Profit-Lizenzierung von Office 365 und Microsoft 365 erfahren möchten. Mit dem Modern Workplace Bonus Plus bieten wir Kunden aus dem Bereich Kirche und Wohlfahrt zudem einen vollständig gemanagten digitalen Arbeitsplatz auf Basis von Microsoft 365 – inklusive persönlichem Benutzer-Support für alle Anwender.
