Hygiene-Startup HTK schafft mit VINTIN ein agiles Arbeitsumfeld
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In Zeiten von Covid-19 ist die Arbeit des Hygiene Technologie Kompetenzzentrums (HTK) wichtiger denn je. Das Forschungsinstitut unter dem Dach der Sozialstiftung Bamberg berät Unternehmen und Organisationen zu allen Fragen der angewandten Hygiene und Infektionsprävention. Als digitale Arbeitsplattform für diese vielfältigen Aufgaben nutzt das HTK den VINTIN Modern Workplace Modern Plus.
Die Organisation
Das HTK Hygiene Technologie Kompetenzzentrum ist ein innovatives Forschungsinstitut mit dem Schwerpunkt auf angewandte Hygiene und Infektionsprävention. Die 2018 gegründete Organisation ist Teil der Unternehmensgruppe Sozialstiftung Bamberg und ein elementarer Baustein des Medical Valley Center Bamberg. „Wir haben im HTK ein exzellentes Forscherteam zusammengestellt und beschäftigen heute Experten, die zuvor unter anderem in den USA, Australien und Österreich tätig waren”, sagt Geschäftsführerin Susan Lindner.
Der Fokus des HTK liegt auf Forschung und Bewertung hygienerelevanter Produkte und Abläufe sowie auf der Simulation, Evaluation und Optimierung hygienischer Prozesse durch den Einsatz innovativer Technologien. Spezialisten verschiedener Fachrichtungen arbeiten bei der individuellen Beratung und Qualifikation eng zusammen. Seit dem Ausbruch der weltweiten Corona-Pandemie sind die Spezialisten des Instituts ganz besonders gefordert. Das HTK unterstützt unter anderem den Krisenstab der Stadt Bamberg sowie Schulen, Museen und andere öffentliche Einrichtungen bei der Bewältigung der aktuellen Krise.
Die Herausforderung
„Wir sind ein sehr junges Unternehmen und agieren mit dem Tempo und Mindset eines Startups“, erklärt Susan Lindner. „Unser Team bündelt Erfahrungen aus ganz unterschiedlichen Kompetenzfeldern, um gemeinsam innovative Lösungen zu entwickeln. Dieses interdisziplinäre Vorgehen setzt IT-Werkzeuge voraus, die auf eine agile und vernetzte Arbeitsweise ausgerichtet sind.“
Das HTK entschied sich daher, seine digitalen Arbeitsplätze aus der bestehenden IT-Infrastruktur der Sozialstiftung herauszulösen und auf ein Cloud-basiertes Workplace-Konzept zu setzen. Die Spezialisten des Instituts sollten in der Lage sein, von jedem Ort aus auf ihre Anwendungen zuzugreifen, Projekte effizient zu managen und Informationen schnell und sicher mit ihren Kontakten zu teilen. Zudem legte man Wert auf minimalen Administrationsaufwand „Wir wünschten uns eine ‚Plug-and-Play‘-Lösung, die im Alltag so wenig Arbeit wie möglich verursacht“, so Tobias Ziegler, Leiter Projektkoordination im HTK.
Die Lösung
Die digitale Arbeitsplatzlösung VINTIN Modern Workplace Bonus Plus konnte die Anforderungen des HTK am besten erfüllen. Der Managed Service basiert auf den Anwendungen von Microsoft 365 und erweiterte diese um individuelle Zusatzleistungen wie professionellen Benutzer-Support und regelmäßige Datensicherung. „Uns gefiel besonders, dass wir damit alle Möglichkeiten der Cloud nutzen können – und gleichzeitig persönliche Ansprechpartner für den laufenden Betrieb haben“, erklärt der Leiter Projektkoordination.
Der Umstieg auf die neue Arbeitsplattform dauerte nur wenige Wochen. Workplace-Spezialisten von VINTIN unterstützten bei der Migration der vorhandenen Daten und E-Mails in die Cloud und richteten die grundlegenden Dienste für das HTK ein. Schon nach kurzer Zeit konnten die Beschäftigten erste Erfahrungen mit der neuen Plattform sammeln und beispielsweise individuelle SharePoint-Sites für das Dokumentenmanagement einrichten.
Auch neue Dienste wie Microsoft Teams wurden von den Experten des HTK sehr schnell angenommen. „Wir nutzen die Lösung, um die interne Kommunikation zu verbessern, Prozesse transparenter zu gestalten und unser gesammeltes Wissen leichter abrufbar zu machen“, sagt Tobias Ziegler.
Die Vorteile
Der VINTIN Modern Workplace Bonus Plus vereinfacht den Arbeitsalltag im HTK erheblich. Die Hygieneexperten haben heute nicht nur im Büro, sondern auch im Home Office oder unterwegs Zugang zu ihrer gesamten digitalen Arbeitsumgebung. So blieb das Team auch nach dem Ausbruch der Corona-Pandemie handlungsfähig und konnte seine Arbeit praktisch ohne Unterbrechung fortsetzen.
Tools wie Teams und SharePoint Online eröffnen heute ganz neue Möglichkeiten für die virtuelle Zusammenarbeit und erleichtern die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten – auch über die Grenzen des Instituts hinweg. Das HTK kann sich dabei darauf verlassen, dass sensible Daten zuverlässig geschützt werden. Durchgängige Verschlüsselung und ein granulares Berechtigungskonzept verhindern, dass vertrauliche Dokumente in die falschen Hände geraten. Zudem werden alle in der Microsoft-Cloud gespeicherten Daten regelmäßig durch VINTIN gesichert.
„Ganz gleich, ob es um Backups, Software-Updates oder Security-Patches geht – die Experten von VINTIN halten uns den Rücken frei“, resümiert Tobias Ziegler. „Sie sorgen dafür, dass die Infrastruktur für unsere digitalen Arbeitsplätze immer auf dem neuesten Stand ist und alle benötigten Daten und Anwendungen rund um die Uhr zur Verfügung stehen. Nur so sind wir in der Lage, uns ganz auf unsere Kernaufgaben im Bereich Hygiene und Infektionsprävention zu konzentrieren.“
Kurz gesagt
„Mit dem VINTIN Modern Workplace Bonus Plus haben wir unsere interne Zusammenarbeit und Kommunikation auf eine neue Stufe gebracht. Unser Plan ist nun, die Kooperation mit externen Kontakten auszubauen und Experten aus unterschiedlichen Organisationen über die neue digitale Plattform zu vernetzen.“ Susan Lindner, Geschäftsführerin, HTK Hygiene Technologie Kompetenzzentrum GmbH
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Übrigens: Hier finden Sie mehr Informationen zum Modern Workplace Bonus Plus!
