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Lizenzierungsmodelle für die Microsoft 365-Welt: Wie soziale und kirchliche Einrichtungen Kosten sparen können

Der Wechsel zu modernen digitalen Arbeitsplätzen ist heute dank Cloud-Angeboten wie Microsoft 365 günstiger denn je – insbesondere für Non-Profit-Organisationen. Was sollten Kunden aus dem Bereich Kirche und Wohlfahrt bei der Lizenzierung beachten? Und wie sehen die Konditionen im Detail aus? Unser Experte Wolfgang Gegenfurtner beantwortete beim VINTIN Virtual Solution Day im Oktober die wichtigsten Fragen und gab Tipps für die Praxis.

Schon für wenige Euro pro Monat und User können soziale und kirchliche Einrichtungen Dienste aus der Microsoft Cloud beziehen. Die Lizenzen für die Cloud Services sind dabei nicht mehr an ein bestimmtes Endgerät gebunden, sondern nur noch an den jeweiligen Benutzer. So können Mitarbeiter ihre Anwendungen für Kommunikation und Zusammenarbeit auf bis zu 15 Geräten gleichzeitig nutzen. Bestimmte Basis-Dienste von Office 365 sind sogar komplett kostenfrei verfügbar – sofern der Kunde von Microsoft als gemeinnützige Organisation anerkannt wird.

Wie finden Einrichtungen heraus, ob sie für Non-Profit-Angebote bezugsberechtigt sind?

Im ersten Schritt müssen sich Organisationen unter der Adresse https://nonprofit.microsoft.com/register registrieren und die Gemeinnützigkeit mit entsprechenden Nachweisen belegen. Microsoft überprüft diese Angaben dann zusammen mit einem Validierungspartner. Dieser Prozess kann mehrere Wochen dauern. Sobald Microsoft den Status der Organisation bestätigt hat, ist sie berechtigt, Microsoft-Produkte zu Sonderkonditionen zu beziehen.

Gewisse Unklarheiten bestehen derzeit noch bei sozialen Einrichtungen, die in Konkurrenz zu privatwirtschaftlichen Unternehmen stehen (wie zum Beispiel freien Pflegeanbietern). Wolfgang Gegenfurtner ging im Webinar auch auf diese Thematik im Detail ein.

Welches Vertragsmodell ist für gemeinnützige Organisationen das richtige?

Aktuelle bestehen bereits Konzernverträge zwischen Microsoft und Verbänden wie der Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege oder der Wirtschaftsgesellschaft der Kirchen in Deutschland. Alle verbundenen Einrichtungen können diesen Verträgen zu den vereinbarten Konditionen beitreten. Alternativ können gemeinnützige Organisationen auch eigene Enterprise Agreements mit Microsoft abschließen. Bei beiden Vertragsmodellen beträgt die Mindestvertragslaufzeit 36 Monate. Die Gebühren an Microsoft werden jeweils jährlich für die kommenden zwölf Monate gezahlt.

Mehr Flexibilität erhalten kirchliche und soziale Einrichtungen, wenn sie die Lizenzen über einen Cloud Solution Provider (CSP) von Microsoft beziehen. Die Laufzeit der Vereinbarung kann dann individuell festgelegt werden. Zudem rechnet der CSP nur die tatsächlich zugewiesenen Lizenzen ab – und dies auf monatlicher Basis. Insbesondere für Organisationen, die die zukünftigen Nutzerzahlen nur schwer abschätzen können, ist dieses Modell oft die bessere Wahl.

Office 365 oder Microsoft 365? E1, E3, E5 oder F1?

Microsoft bietet gemeinnützigen Organisationen eine Vielzahl unterschiedlicher Non-Profit-Pläne – am VINTIN Virtual Solution Day haben wir die Leistungen, Konditionen und Preise der einzelnen Angebote gegenübergestellt.

Grundsätzlich empfehlen wir unseren Kunden, sich in Richtung Microsoft 365 zu orientieren. Dieses Angebot enthält neben den Produktivitätsanwendungen von Office 365 auch das aktuelle Betriebssystem Windows 10 Enterprise sowie Lösungen für Enterprise Mobility und Security. Gerade die gestiegenen Anforderungen an den Datenschutz lassen sich aus unserer Sicht nur mit den zusätzlichen Technologien von Microsoft 365 erfüllen.

Aber nicht jeder Mitarbeiter einer gemeinnützigen Organisation benötigt für seine Arbeit alle Features eines modernen digitalen Arbeitsplatzes. Für Organisationen, die ehrenamtliche Helfer einbinden wollen, lohnt sich beispielsweise ein Blick auf den F1-Plan von Microsoft 365. Dieser bietet zwar einen etwas abgespeckten Funktionsumfang (unter anderem weniger Speicher sowie ausschließlich webbasierte Anwendungen) – ist aber auch rund 75 Prozent günstiger als der Microsoft 365 E3-Plan.

Kostenfrei verfügbar ist für Non-Profit-Kunden der E1-Plan von Office 365. Anwender können damit Word, Excel und PowerPoint, aber auch Dienste wie Teams und Yammer browserbasiert nutzen. Zudem erhält jeder User ein Exchange Online-Postfach mit 50 GB sowie 1 TB OneDrive-Speicher. Der E1-Plan für Non-Profit-Organisationen ist allerdings auf maximal 2.000 Anwender pro Kunde beschränkt (Ausnahmen sind möglich – mehr dazu im Webinar.)

Unsere Tipps für ein effizientes Kostenmanagement beim Wechsel zu Office 365 / Microsoft 365:

  • Anwenderbasiert lizenzieren: Nicht alle Anwender benötigen für ihre Aufgaben alle Applikationen und Dienste. Organisationen sollten daher im Vorfeld unbedingt prüfen, welche Anwendungen tatsächlich genutzt werden, und auf dieser Basis entsprechende Benutzergruppen erstellen. Nach dem Baukastenprinzip können dann die passenden Microsoft-Angebote lizenziert werden.
  • Gekaufte Lizenzen möglichst ausnutzen: Organisationen sollten bestehende Lizenzinvestitionen so lange wie möglich ausschöpfen, um dadurch Kosten zu sparen. Es gibt beispielsweise kaum Gründe, sämtliche Benutzer sofort auf Cloud-Anwendungen umzuziehen, wenn bereits Office 2016-Lizenzen gekauft wurden.
  • Die Vorteile der verschiedenen Lizenzierungswege kombinieren: Auch für Kunden mit einem Enterprise Agreement kann es sinnvoll sein, den einen oder anderen User über einen CSP zu lizenzieren. Mögliche Szenarien dafür sind beispielsweise Organisationen mit hoher Mitarbeiterfluktuation oder Organisationen, die eine andere Einrichtung nach einer Übernahme in ihre IT eingliedern.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wenn Sie mehr über die Non-Profit-Lizenzierung von Office 365 und Microsoft 365 erfahren möchten. Mit dem Modern Workplace Bonus Plus bieten wir Kunden aus dem Bereich Kirche und Wohlfahrt zudem einen vollständig gemanagten digitalen Arbeitsplatz auf Basis von Microsoft 365 – inklusive persönlichem Benutzer-Support für alle Anwender.

Ihr Ansprechpartner bei VINTIN

Christian Krug

Mitglied der Geschäftsführung

+49 (0)9721 675 94 10

kontakt@vintin.de

Philipp Ludwig

Philipp Ludwig stieß nach seinem Studium der Angewandten Medien- und Kommunikationswissenschaft, Bachelor of Arts, an der Technischen Universität Ilmenau zum Team VINTIN. Zuvor unterstützte er als Redakteur unter anderem das Ilmenauer Studentenradio sowie die Produktion bei der Landeswelle Thüringen.

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