Add-On: Digitale Belegabrechnung

Digitale Belegabrechnung in Office 365

Die Abrechnung von Belegen, sei es fürs Tanken, Parken oder sonstige Spesen, erfolgt in vielen Unternehmen noch immer in Papierform und persönlich. Heute geht das digital deutlich besser, einfacher und schneller. Das Einreichen von Belegen in digitaler Form spart darüber hinaus bares Geld und sorgt für zufriedene Mitarbeiter: Macht es wirklich Spaß, Parktickets erst nach Wochen persönlich in der Buchhaltung abzugeben? Das muss nicht sein. Unsere digitale Belegabrechnung in Office 365 ist die ideale Lösung.

Modular anpassbar: Mit einer digitalen „App“ in Office 365 zur Abrechnung von Belegen können Sie gleich mehrere Prozesse und Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen digitalisieren. Wählen Sie einfach die Module, die zu Ihnen passen:

Ο Modul 1: Übernachtungskosten

Ο Modul 2: Reisekosten (Zug, Flüge, … )

Ο Modul 3: Tankbelege (z.B. wenn keine Tankkarte akzeptiert wurde)

Ο Modul 4: Parktickets

Ο Modul 5: Verpflegung

Christian Krug
Mitglied der Geschäftsführung

„Die digitale Belegabrechnung spart nicht nur in der Verwaltung viel Zeit und Geld. Auch die Mitarbeiter unserer Kunden sind begeistert - das zählt manchmal sogar noch mehr!“

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Digitale Belegabrechnung

Unsere Lösung digitalisiert das Einreichen von Belegen in Ihrem Unternehmen vollständig und reduziert den Arbeitsaufwand sowohl in der Verwaltung, als auch für die Mitarbeiter spürbar. Zugleich haben wir bei der Entwicklung besonderen Wert auf die leichte und intuitive Bedienung gelegt. Technische Vorkenntnisse sind nicht notwendig – Sie können die App sofort nach der Einführung nutzen.

Komfort & Funktionalität

Die App zur digitalisierten Belegabrechnung bietet alle wichtigen Funktionen, die Sie benötigen. Besonders spannend: Durch die eingebaute Zuordnung aller Belege zu einer Person, können Sie auch jederzeit Auswertungen anstoßen und die anfallenden Kosten leicht bestimmten Kostenstellen zuordnen.

Sie behalten die volle Kontrolle und wir können die App an Ihr Corporate Design anpassen und weiterentwickeln. Selbstverständlich stehen wir Ihnen aber auch jederzeit beratend zur Seite und können auf Wunsch auch zu einem späteren Zeitpunkt noch individuelle Änderungen vornehmen.

Die Module im Überblick:

Modul 1: Übernachtungskosten
Nicht immer klappen Kostenübernahmen oder die Zahlung von Übernachtungskosten auf Rechnung reibungslos. Wenn Ihre Mitarbeiter Hotelkosten kurzfristig selbst vorstrecken müssen, so reicht nun ein Foto der Rechnung in unserer App und schon kann Ihre Buchhaltung den Betrag erstatten. Ganz ohne langwierige Prozesse und vollkommen unabhängig von Ort und Zeit.

Modul 2: Reisekosten (Taxi, Zug, Flüge, …)
Oftmals müssen Mitarbeiter Reisekosten kurzfristig selbst bezahlen, sei es ein Taxi, die Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder eine Reise mit Zug und/oder Flugzeug. Das bedeutet nicht nur eine finanzielle Belastung, es kann auch, gerade wenn die Rückerstattung lange dauert, für Frust bei Ihren Mitarbeitern sorgen. Die Lösung ist digital: Mit unserer App kann Ihr Mitarbeiter alle Belege sofort bei der Buchhaltung einreichen.

Modul 3: Tankbelege
Meist verfügen Mitarbeiter mit Firmenfahrzeug über Tankkarten. Doch diese werden nicht überall angenommen. Wenn dann doch unbedingt getankt werden muss, so zahlen Mitarbeiter dies oftmals privat und reichen Tankbelege im Nachgang bei der Firma ein. An sich schon ärgerlich, doch immerhin werden mit unserer App der persönliche Weg zur Buchhaltung sowie viele „manuelle“ Verwaltungsprozesse überflüssig. Das spart effektiv Zeit und Geld.

Modul 4: Parktickets
In Deutschland sind Parktickets noch immer vor allem „analog“. Das heißt für Unternehmen: Umständliche Prozesse, Ablagen und häufig noch immer direkte Barauszahlungen. Das muss nicht sein: Ein Foto des Parktickets direkt in unsere App hochladen und schon liegt alles in digitaler Form der Buchhaltung vor. Auszahlungen sind somit schnell und mit minimalem Aufwand möglich.

Modul 5: Verpflegung
Ob Geschäftsessen mit Kunden und Partnern oder die Verpflegung auf Messeeinsätzen, Reisen, etc.: Viele Mitarbeiter müssen hier notgedrungen auf „Zettelwirtschaft“ setzen und Verpflegungsbelege können oft erst nach Wochen im Unternehmen eingereicht werden. Vor allem bei Mitarbeitern im Außendienst und Consulting sorgt dies immer wieder für Frust. Wir ändern das: Verpflegungsbelege können jetzt jederzeit und unverzüglich eingereicht und abgerechnet werden.

Factsheet (PDF)

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