Microsoft Teams im Marketing: So haben wir Trello in zwei Stunden abgelöst

Ein Blick hinter die VINTIN Kulissen! Jakob Rinkewitz, Verantwortlich für das Marketing der VINTIN Gruppe, berichtet von den aktuellsten Erfahrungen mit Microsoft Teams. Haben Sie selbst Fragen zum optimale Einsatz von Microsoft Teams? Sprechen Sie mit uns.

Bei VINTIN setzen wir im Marketing auf schlanke Strukturen, effiziente Prozesse und digitale Zusammenarbeit. Um den Anforderungen unserer VINTIN Units gerecht zu werden, sind wir stark auf die Zusammenarbeit mit verschiedenen externen Dienstleistern angewiesen. Jeder Fachbereich, vom Rechenzentrum bis zur Cloud, von IT-Security bis Netzwerk und Virtualisierung, verlangt nach eigenen Kompetenzen auf Seiten unserer Dienstleister. Dazu zählen Agenturen, GrafikerInnen und nicht zuletzt RedakteurInnen.

Für die Zusammenarbeit mit unseren Dienstleistern nutzten wir bisher profan Emails sowie Trello als Tool für Projektmanagement und Collaboration. Soweit waren wir bis dato nicht anders aufgestellt als viele andere Marketingabteilungen und Agenturen. Unser Problem lag jedoch in der internen Abstimmung. Für interne Freigabeprozesse war es notwendig, alle Assets aus Trello zu exportieren und dann den jeweiligen Stakeholdern innerhalb unserer VINTIN Gruppe zugänglich zu machen. Wir hatten also mit einem echten Bruch in unseren Tools zu kämpfen und ärgerten uns regelmäßig über einen ineffizienten Prozess.

Zudem hätten wir gerne live und parallel mit unseren RedakteurInnen an zum Beispiel Pressemeldungen in einem Dokument gearbeitet anstatt mit verschiedenen Versionen, die stets umständlich aktualisiert werden mussten.

Die Lösung lag in einem Tool, das wir innerhalb der VINTIN Gruppe bereits seit geraumer Zeit einsetzen. Mit Microsoft Teams haben wir in Verbindung mit Microsoft SharePoint Online und OneDrive eine Plattform für die interne Collaboration und Kommunikation innerhalb und zwischen unseren VINTIN Units geschaffen.

In unserem Office 365 Plan ist bereits die Möglichkeit inklusive, je Lizenz bis zu 10 externe User als „Gäste“ hinzufügen. Somit konnten wir ohne Zusatzkosten unsere externen Dienstleister einbinden und einem eigenen Team innerhalb von Microsoft Teams hinzufügen.  Die Erstellung des Teams für externe Marketing Collaboration sowie das Hinzufügen der externen User nahm ca. 3 Minuten in Anspruch.

Für das Aufgabenmanagement haben wir anschließend die App „Planner“ mit genau zwei Klicks in unser neues Team eingebunden und entsprechend unserer vorherigen Struktur bestimmte Arbeitsbereiche (hier „Buckets“ genannt) eingerichtet. In unserem Fall zum Beispiel „Print“, „Blog“, „Events“, etc. . Nach und nach haben wir anschließend unsere bestehenden Tickets aus Trello in die neue Struktur bei Teams übertragen. Dafür haben wir nicht mehr als 2 Stunden benötigt – vollkommen ohne technische Unterstützung aus unserer Inhouse-IT!

Ab sofort können wir mit unseren Dienstleistern via Chat in Microsoft Teams kommunizieren und unser Projektmanagement gleich im selben Tool abwickeln. Die vier größten Vorteile aus unserer Sicht sind:

• Für unsere Dienstleister entstehen ebenfalls keinerlei Zusatzkosten
• Wir können Dokumente für interne Freigabeprozesse direkt in Microsoft Teams mit allen anderen VINTIN Fachbereichen teilen und bearbeiten
• Wir können in Dokumenten kollaborativ arbeiten und haben immer ein aktuelles Dokument auf dem aktuellsten Stand
• Auch unsere Dienstleister können so in Projekten problemlos in einer Plattform zusammenarbeiten

Kurzum: Wir konnten auf Basis unserer Office 365 Architektur innerhalb der VINTIN Gruppe die Zusammenarbeit mit unseren externen Dienstleistern im Marketing massiv verbessern – mit geringstem Zeitaufwand und völlig ohne Zusatzkosten. Das bisher unverzichtbare Tool Trello wird nun nicht mehr benötigt und wir sind mit unseren externen Partnern voll in den digitalen Microsoft Modern Workplace unserer VINTIN Gruppe integriert. Ganz in unserem Sinne – schlank, effizient und digital.

Sprechen Sie uns gerne an. Unsere Consultants unterstützen Sie mit unseren Best Practices auch in Ihrem Office 365 Projekt.