Mit Microsoft Teams und Planner mobil arbeiten: How-to und Praxistipps

Ich habe bereits häufiger über unsere eigenen Erfahrungen bei VINTIN mit Microsoft Teams berichtet. Zum Beispiel in einem Artikel über die Ablösung von Trello (HIER) oder über drei tolle neue Funktionen, die bald verfügbar sein werden (HIER). Heute möchte ich über einen Aspekt sprechen, der bisher noch gar nicht zur Sprache kam: Die mobile Nutzung von Microsoft Teams und insbesondere Planner via Smartphone & App.

Von Jakob Rinkewitz, Head of Marketing, VINTIN Gruppe

Warum überhaupt mobil?

Klar: Für reine Desktop User spielt die mobile Nutzung natürlich kaum eine Rolle. Teams zeichnet sich aber gerade dadurch aus, dass an Projekten verschiedenste Rollen im Unternehmen oder sogar Externe zusammenarbeiten können. Da gehört es zum Normalzustand, dass manche User mobil zugreifen während andere klassisch im Büro arbeiten. Ich bin selbst häufig für VINTIN auf Veranstaltungen und Messen unterwegs. Da ist es mir wichtig, dass ich in freien Momenten trotzdem an unseren Marketingprojekten weiterarbeiten kann – auch, wenn gerade nur das Smartphone zur Hand ist. In den letzten Monaten habe ich mich daher immer weiter in die Microsoft Teams App und die Integration von Planner eingearbeitet. In meinem Bericht zur Trello-Ablösung hatte ich bereits betont, wie wichtig Planner für uns im Marketing Team geworden ist.

Wie behalte ich mobil den Überblick?

Unterstellen wir anhand der Grafik links einmal, wir würden am Launch eines halbjährlichen VINTIN Magazins arbeiten. Natürlich ist das völlig abwegig und alle weiteren Screenshots…ups, Grafiken, sind reine Fiktion 😉

Wir befinden uns in diesem Step 1 in der Microsoft Teams App und zwar auf der Ebene eines Channels innerhalb unseres Marketing Teams. Standardmäßig werden die Chats innerhalb des Channels als erstes angezeigt. Ebenso könnte ich direkt auf Dateien zugreifen, die in diesem Channel hochgeladen wurden.

In den Planner für unser VINTIN Mag Projekt komme ich, in dem ich auf „MEHR“ klicke.

Wir sehen, dass uns nun zwei weitere Optionen zur Verfügung stehen, die bereits angelegt wurden. Leicht ersichtlich: Hinter der Content Sammlung „Artikel und Themen“ steht die Planner App. Hier können wir alles zusammentragen, was den Weg ins VINTIN Mag finden soll und außerdem Aufgaben verteilen, wer sich um welche Bereiche kümmert.

Es gibt nun die Möglichkeit, diesen Part sowohl im Browser zu öffnen, als auch in der Planner App. Aus eigener Erfahrung rate ich dringend dazu, die Planner App zu verwenden. Die Usability und Navigation ist um ein vielfaches leichter und übersichtlicher – wie wir gleich sehen werden. Übrigens: Inhalte werden natürlich synchronisiert, der Sprung von einer App zur anderen geht also nicht mit einem Verlust an Daten einher bzw. führt zu keinerlei doppelter Datenpflege.

Beim Öffnen der Planner App sind wir sofort im Panel und können durch Swipen die verschiedenen Buckets erreichen. Hier sehen wir zum Beispiel, welche Events wir in das VINTIN Mag aufnehmen möchten. Durch einen Klick auf eine Karte öffnet sich diese direkt und alle wichtigen Infos zu einsehbar, so zum Beispiel Kommentare zum letzten Status, Hinweise externer Mitarbeiter, etc. Das kleine Balken-Icon oben führt uns zu einem Menü, das uns direkt die wichtigsten Statistiken anzeigt. Die Navigation ist also denkbar intuitiv, die „Einarbeitung“ fand bei uns im Rahmen von ca. 20 Minuten statt. Danach konnten alle die App problemlos nutzen.

Noch mehr Statistik – noch mehr Infos: Wenn wir im oben gezeigten Menü auf „Status“ klicken, sehen wir auf einen Blick alle Aufgaben, die wir bereits definiert haben sowie den jeweiligen Bearbeitungsstand.

Weiter unten (hier nicht im Bild) können wir sehen, in welchem Bucket (in diesem Fall der Aufgabenbereich, z.B. Events, etc.) sich die Aufgaben befinden und welchen Mitarbeitern diese zugewiesen wurden. Gerade bei mehreren Externen eine nicht zu unterschätzende Gedächtnisstütze 🙂

Abschließend möchte ich Ihnen noch den sogenannten „Planner Hub“ zeigen. Hier kann ich auf einen Blick alle Channel sehen und auswählen, in denen Planner genutzt wird. Mit anderen Worten: Während ich am Desktop innerhalb der Microsoft Teams Applikation von Team zu Team und Channel zu Channel navigiere, kann ich hier im Hub auf alles schnell und einfach zugreifen.

Tipp: Wer eine ähnliche „Hub-Experience“ auf dem Desktop möchte, kann Planner auch browserbasiert nutzen. Dazu vielleicht später einmal mehr…

Ich hoffe, dass ich Ihnen einen kleinen Eindruck davon vermitteln konnte, wie schnell und einfach wir in unserem Marketing Team digital und mobil zusammenarbeiten können. Die Microsoft Tools im Rahmen von Office 365 wie Microsoft Teams und Planner aber auch viele weitere haben so zu einer echten Effizienzsteigerung geführt. Wir können unsere Projekte schneller und unabhängiger von räumlicher Nähe vorantreiben und abschließen.

Für Rückfragen können Sie natürlich gerne auch mich oder meine Kollegen aus dem Microsoft Team zukommen – wir freuen uns über produktiven Austausch!