Yammer: Der Launch bei VINTIN
Seit Anfang Oktober nutzt die VINTIN GmbH Yammer. Wir haben mit den zwei Initiatoren des Projekts gesprochen und wollten die Hintergründe des Re-Launches erfahren. Das IT-Journal im Interview mit Florian Kirchner, Technical Architect Workspace Solutions, und Jakob Rinkewitz, Head of Marketing.
IT-Journal: Beschreibt Yammer für Euch mal in einem kurzen Satz!
Jakob Rinkewitz: Yammer ist ein soziales Unternehmensnetzwerk, das die interne Kommunikation auf ein neues Level hebt und die Vernetzung der MitarbeiterInnen fördert.
Florian Kirchner: Yammer – das soziale Netzwerk für Unternehmen.
IT-Journal: Was ist Eure Lieblingsfunktion in Yammer?
JR: Ich finde besonders die Umfragefunktion toll. Wenn man zum Beispiel gemeinsame Aktivitäten wie Ausflüge vorschlagen möchte, dann ist das damit genial einfach.
FK: Die Lob-Funktion. Damit kann man schnell und einfach ein Lob für eine/bestimmte Personen aussprechen und auch andere darüber informieren.
IT-Journal: Was war Eure Intention, Yammer wieder an den Start zu bringen?
JR: Wir wollten vor allem Teams von immer mehr „privater“ Kommunikation befreien, damit man wieder konzentrierter in Teams an Projekten arbeiten kann. Außerdem ist es in Zeiten von Covid und immer mehr Home Office einfach so: die Kollegen sehen sich immer weniger persönlich. Die Vernetzung zu Themen außerhalb des beruflichen Kontexts bleibt dabei auf der Strecke – dabei ist das sehr wichtig, sowohl für das psychische Wohlbefinden der Kollegen als auch für die Mitarbeiterbindung.
FK: Fördern des privaten Austausch unter den Kollegen untereinander aber auch für neue Kollegen eine einfache Möglichkeit bieten, dass sich diese in die bisherige Kommunikation (Communities) integrieren können.
IT-Journal: Wie viele haben sich auf Euren Aufruf gemeldet, Yammer-„Beta“-Tester zu werden?
JR: Die Early Adopter umfassen bei uns ca. 15 % der Belegschaft. Das ist aber ein recht hoher Wert und sicher auf die Affinität unserer Mitarbeiter für technische Innovationen zurückzuführen. In großen Konzernen kann dieser Wert problemlos auf 1-3 % sinken.
IT-Journal: Was war das Feedback der Teilnehmer?
JR: Überraschend positiv, wir hatten eigentlich mit deutlich mehr Kritik und Gegenwind gerechnet.
FK: Was Jakob sagt. Wir hatten ca. alle zwei Wochen jeweils ein Status-Meeting und wirklich jedes Mal haben wir über die Themen kritisches Feedback und Gegenwind gesprochen und es war (für unsere Kollegen und unter Berücksichtigung, dass wir vor ca. fünf Jahren schonmal Yammer hatten) tatsächlich relativ wenig
IT-Journal: Was waren die einzelnen Etappen, Yammer in der VINTIN einzuführen?
FK:
- Kanal Yammer im M365 Team anlegen
- Yammer für alle Benutzer deaktivieren
- KW 30 Info an Benutzer, was haben wir vor (Video) + Key User Forms abfragen
- KW 31 Follow Up zur Nachbearbeitung offener Fragen aus Post/Video, Info an Key User
- KW 31 Yammer technisches Onboarding (Logos/Layouts prüfen, Start-Communities, Moderatorenteam bestimmen, Security Policies prüfen, Policies für Externe definieren, Profilfelder definieren, Freigabeprozess für Externe Communities definieren, Monitoring KeyWords definieren)
- KW 32 CISO und Team Datenschutz informieren/prüfen (Code of Conduct definieren, Policies für Externe definieren, Freigabeprozess für Externe Communities definieren, Monitoring KeyWords definieren)
- KW 32 Webcast mit Key User -> Aufzeichnung allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen, danach startet die Testphase der Key User, Yammer für Key User freischalten
- 04.09.: Testphase der Key User endet
- KW 34: Schulungsplan mit Consultant erarbeiten
- KW 37: Feedback der Key User sammeln/besprechen
- KW 37: Webcast 1 für alle Mitarbeiter
- KW 38: Collaboration Map schärfen
- KW 38: Feedback auswerten / Rückmeldung aus Feedback ggf. umsetzen / Schulungsinhalt besprechen
- KW 39: Webcast 2 für alle Mitarbeiter
- KW 39: Tipps und Tricks definieren und kommunizieren -> erfolgt in KW 41 bzw. über Yammer FAQ
- KW 40: Livegang / restliche Benutzer für Yammer freischalten
- KW 40: Collaboration Map veröffentlichen
- KW 41: Schulungsmaterial aufzeichnen, Yammer-Update-Community für Benutzer erstellen -> erfolgt durch wiederkehrende Schulungen
- KW 42: Lessons Learned Projekt Termin planen
IT-Journal: Gab es Probleme oder Schwierigkeiten beim Launch?
JR: Der Launch selbst lief problemlos. Wir haben uns auch bei der internen Kommunikation rund um die Einführung sehr an den Best Practices von Microsoft orientiert. Dazu gehört auch ein kleines „Goodie“ am Standort zum Starttermin – also hatten wir eine Yammer-Fototorte und Yammer-Smarties, um den Launch auch geschmacklich mit einem positiven Erlebnis zu verbinden. Was wir dabei nicht beachtet hatten: Die Kollegen im Home Office haben davon nichts – sind aber eine der wichtigsten Zielgruppen für unser Yammer Projekt. Das würden wir heute sicher anders machen und direkt etwas zu den Kollegen ins Home Office schicken.
FK: Während der Einführungsphase hatten wir einen kleinen technischen Bug, so dass es kurze Zeit für alle VINTIN-Mitarbeiter möglich war, auch in der Early Adopter Phase auf Yammer zuzugreifen (hatten das technisch unterbunden und auch so kommuniziert).
IT-Journal: Yammer ist nun ein paar Wochen bei Euch wieder im Einsatz. Wie wird es nun angenommen?
JR: Recht gut, es entstehen immer mehr Communities zu den verschiedensten Interessensbereichen. Und man lernt Dinge über die Hobbies von langjährigen Kollegen, die man eigentlich gut zu kennen glaubte. Da entstehen nochmal ganz neue Kontakte auf einer anderen Ebene.
FK: Was Jakob sagt – durch Yammer lerne ich manche Kollegen jetzt erst richtig kennen.
IT-Journal: Dann hoffen wir mal, dass es weiter so bleibt. Vielen Dank für das Gespräch!
Falls Sie noch weitere Informationen bzgl. Yammer benötigen, so kontaktieren Sie uns gerne!
